Quanto tempo serve davvero: le tre fasi di un progetto, e dove si allunga

Le tre fasi, e cosa succede in ognuna

Un progetto di software su misura o di automazione con l'AI ha sempre le stesse tre fasi, piccolo o grande che sia.

• Capire come è fatto il lavoro oggi. Non cosa dovrebbe fare il programma: come passa adesso una pratica da una mano all'altra, eccezioni comprese.
• Costruire. Scrivere il software, attaccarlo a quello che c'è già, provarlo su dati veri.
• Far entrare la cosa nel lavoro. Il giorno in cui le persone la usano al posto di quello che facevano prima.

Quando un progetto sfora, chi guarda da fuori dà la colpa alla fase due. Quasi mai è lei.

La costruzione è la parte prevedibile

Suona strano, ma scrivere il software è il pezzo che si stima meglio. È un lavoro che abbiamo già fatto molte volte, su mestieri diversi: una volta che si sa cosa deve succedere, quanto costa farlo succedere è una domanda a cui si risponde con una certa precisione. Sfora anche questa fase, certo — ma di giorni, non di mesi.

I mesi si perdono prima e dopo. E si perdono per motivi che non hanno niente a che fare con la tecnologia.

Fase uno: quando nessuno sa raccontare tutto il passaggio

In quasi tutte le aziende che hanno più di dieci anni, un passaggio importante non è scritto da nessuna parte e non lo conosce per intero nessuna singola persona. Chi riceve l'ordine sa come arriva. Chi lo prepara sa cosa fa quando è completo, e ha un modo tutto suo di gestirlo quando non lo è. Chi fattura sa quali casi vanno trattati a mano e perché, ma quel «perché» risale a una decisione di sette anni fa che nessuno ricorda.

Ricostruire quel disegno intero non è una riunione: sono tre o quattro giri, perché ogni volta che si scrive il passaggio e si fa rileggere, qualcuno dice «sì, però quando il cliente è estero facciamo diversamente». Quelle frasi arrivano una alla volta, e ognuna costa un giro.

Qui il tempo dipende da due cose sole, e nessuna delle due è tecnica: quante persone diverse toccano quel passaggio, e quanto velocemente rispondono. Un giro che passa per quattro uffici, con un responsabile che risponde una volta a settimana, mette un mese solo per essere descritto.

Fase tre: il software è pronto e nessuno ha smesso di fare la vecchia cosa

È il punto dove si perde più tempo, ed è quello di cui si parla meno, perché sulla carta il progetto è finito: la cosa funziona, è stata mostrata, è piaciuta.

Poi si torna dopo sei settimane e il foglio Excel di prima è ancora lì, aggiornato ogni mattina. Non per resistenza: perché nessuno ha mai detto a voce alta, con un nome e una data, chi smette di compilarlo. Finché le due strade restano aperte, le persone usano quella che conoscono — e hanno ragione loro, perché nel frattempo il lavoro deve uscire.

Un esempio, inventato ma tipico: in un'azienda che riceve ordini per mail, il programma nuovo li legge e li mette in coda da solo. Il commerciale, però, continua a stamparli e a ribatterli nel gestionale, «per sicurezza». Finisce che si fa il doppio lavoro invece della metà, e il progetto risulta inutile pur funzionando perfettamente.

Da cosa dipende la durata, in concreto

Se qualcuno ti dà una durata prima di aver visto il lavoro, sta tirando a indovinare. Queste invece sono le cose che la spostano davvero, e si possono guardare il primo giorno:

• Quante persone devono essere ascoltate per descrivere il passaggio. Una sola: giorni. Quattro reparti: settimane.
• Quanto sono in ordine i dati di partenza. Se gli stessi clienti hanno tre nomi diversi in tre sistemi, la pulizia è un progetto dentro il progetto.
• Chi decide, e se è una persona sola. Un referente che può chiudere una questione in giornata vale più di qualunque scelta tecnica.
• Se esiste una data in cui il vecchio modo finisce. Senza quella data la fase tre non si chiude mai: resta aperta per sempre, un po' così e un po' come prima.

Come lo trattiamo noi

Noi diamo una durata solo sulla fase due, e la diamo dopo la fase uno — non prima. Sulla fase uno diciamo quanti giri serviranno e con chi; sulla fase tre chiediamo una cosa che non è tecnica: il nome di chi, da una certa data, smette di fare il lavoro di prima. Se quel nome non c'è, lo diciamo subito, perché è la condizione che decide tutto il resto.

Se stai valutando un progetto e la domanda che hai in testa è «quanto ci mette», scrivici: la prima mezz'ora serve a capire quante persone bisogna ascoltare, e da lì la risposta diventa seria.