I lavori che conviene NON automatizzare

Quando un'azienda inizia a lavorare sull'automazione, la prima lista che si scrive è sempre la stessa: tutto quello che oggi si fa a mano. Sembra la lista giusta, e non lo è — dentro ci sono lavori che a mano stanno bene e ci resteranno anche dopo.

Non parliamo di processi disordinati: un processo che due persone descrivono in modo diverso va sistemato prima, e lì il problema è il momento. Questo non è un «non ancora»: è un «non vale la pena». Sono lavori puliti, documentati, chiari a tutti, e automatizzarli resta una cattiva idea per come sono fatti.

Quello che capita poche volte

Un lavoro che torna due volte al mese non ripaga quasi mai il tempo di costruire l'automazione, e meno ancora quello di tenerla in vita.

Ogni automazione è un piccolo software e invecchia come tutti i software: cambia un modulo, un fornitore manda il file in un altro formato, un portale sposta un pulsante, e qualcuno deve rimetterci mano. Su un lavoro quotidiano quella manutenzione si ammortizza. Su uno che capita due volte al mese, no: pagate la manutenzione di una cosa che a mano si faceva in un quarto d'ora.

Quello che cambia forma più spesso di quanto riusciate a riscriverlo

Ci sono lavori legati a moduli, portali e regole che si muovono ogni pochi mesi: quello che automatizzate a ottobre è già falso a gennaio.

Qui il conto non è in pari, è negativo. Ogni cambiamento vi costa una correzione urgente, e intanto il lavoro va fatto a mano comunque: l'automazione rotta non aspetta i vostri tempi.

Quello dove l'errore costa più del tempo che risparmia

La domanda da fare non è «quanto tempo ci mettiamo», ma: se esce sbagliato, chi lo vede?

Se l'esito finisce davanti a un cliente o in un documento ufficiale e nessuno lo riguarda, la velocità non è un guadagno: è il rischio spostato su qualcosa che non si insospettisce. E non serve inventarsi controlli, perché se per metterla in sicurezza dovete rileggere ogni pezzo a mano avete ricostruito il lavoro manuale con un passaggio in più.

Quello che È il rapporto

La telefonata al cliente che ha un problema. La trattativa. Il colloquio.

Lì il lavoro non è produrre un testo: è esserci. Automatizzarlo non lo rende veloce — dice all'altra persona una cosa che non volevate dirgli, e la dice più chiaramente di qualunque testo scriviate. È l'unico punto della lista in cui il motivo non è economico.

Il giro che è l'unico momento in cui qualcuno guarda i numeri

Questo è il più difficile da vedere, perché quel lavoro ha una seconda funzione che nessuno ha scritto: chi lo fa, nel farlo, si accorge delle cose strane.

Quel controllo non sta scritto in nessuna procedura: esiste perché una persona passa gli occhi su delle righe ogni settimana. Se automatizzate il giro senza metterci al suo posto un controllo che qualcuno legge davvero, avete spento un sensore — e lo scoprirete quando salterà qualcosa che prima si fermava da solo.

E quelli che sembrano da lasciare a mano, invece no

Perché non diventi una lista di scuse, il rovescio.

• Il lavoro noioso che fa una persona esperta. È il tempo più caro che avete, speso sulla cosa meno difficile. È il primo candidato, sempre.
• Il ricopiare da un sistema all'altro. Nessuno ci mette intelligenza, nessuno ci guadagna niente, e l'errore di battitura è garantito.
• Il cercare la stessa informazione in tre posti. Non è un lavoro: è il sintomo di dati che non si parlano.

Il conto che decide

Il tempo che risparmiate in un anno, contro quello di costruirla più quello di tenerla in piedi nello stesso anno. Se i due numeri si somigliano la risposta è no — e non «dopo»: no.

Perché insistiamo su questo

Abbiamo provato diversi gestionali, ci siamo stufati e ci siamo costruiti il nostro controllo di gestione. Oggi abbiamo automazioni che girano ogni giorno sui lavori ripetitivi, e ci servono.

Ma abbiamo anche smesso di automatizzare delle cose. Una in particolare: un giro che ogni giorno produceva un elenco ordinato di segnalazioni. Funzionava, era un'automazione in più da mantenere, e quell'elenco non lo apriva nessuno. Il numero in una lista non è il compito di nessuno — e un controllo che nessuno legge non è un controllo, è un file. L'abbiamo rifatto al contrario: non più la lista intera ogni mattina, ma una riga per volta, col nome di chi l'ha guardata.

Gli inviti e i commenti sui social continuiamo a farli a mano, di proposito: sono il pezzo che funziona proprio perché lo fa una persona.

Se avete una lista di lavori da automatizzare e volete capire quali tenere fuori, scrivici: si parte da mezz'ora sui lavori veri, non dalla tecnologia.