Chi segue il progetto dalla parte dell'azienda, e perché quasi mai è la prima persona che viene in mente

Una scelta fatta in trenta secondi

All'inizio di ogni progetto arriva la domanda: «chi lo segue da parte vostra?». In riunione si chiude in trenta secondi, quasi sempre con uno di tre nomi. Ed è una delle scelte che pesano di più su come andranno i mesi successivi.

Altrove abbiamo scritto quanto conta avere qualcuno che decide in fretta. Qui la domanda è un'altra: chi deve essere quella persona.

Le tre scelte che sembrano ovvie

Il titolare. Ha l'autorità, conosce l'azienda, e il progetto l'ha voluto lui. Ma ha in testa altre venti cose: le domande del progetto aspettano in coda dietro un cliente arrabbiato o un appuntamento in banca, e le risposte arrivano dopo una settimana, di fretta. In più il titolare conosce il lavoro come dovrebbe essere, non sempre come viene fatto davvero il martedì mattina.
L'informatico, interno o esterno. Sa dove stanno i dati, quali programmi ci sono, chi ha gli accessi. Sono informazioni utili, e serviranno. Ma alla domanda «cosa fate quando l'ordine arriva senza codice articolo?» non sa rispondere, perché quell'ordine non l'ha mai lavorato.
Il neoassunto, «così impara». È disponibile, ha tempo, è curioso. Ma le eccezioni non le conosce ancora, e non ha l'autorità per dire a un collega con vent'anni di casa «da lunedì si fa così». Finisce che è il progetto a insegnare il lavoro a lui, invece del contrario.

Non è questione di impegno. Ognuno dei tre ha solo un pezzo di quello che serve.

Chi è, invece, la persona giusta

Quasi sempre è qualcuno che il lavoro da cambiare lo fa con le proprie mani, ogni giorno: la responsabile dell'ufficio ordini, il capo magazzino, l'impiegata che chiude le fatture a fine mese. Qualcuno che davanti a una schermata del programma nuovo dice in due secondi «così non va, il venerdì arrivano anche i resi».

Oltre a questo servono due condizioni:

Un mandato chiaro sulle piccole decisioni. Come si chiama un campo, in che ordine stanno le colonne, cosa succede se manca un dato: queste cose deve poterle decidere lei, senza convocare una riunione. Le decisioni grandi restano al titolare, ma devono essere poche e dette per tempo.
Il tempo tolto da qualche altra parte. Se il progetto si somma al suo lavoro senza toglierle niente, verrà sempre dopo. Prima di partire qualcuno deve dire cosa smette di fare in quelle ore, o chi la copre.

Cosa fa, in concreto

Non scrive documenti tecnici e non deve capire di software. Il suo lavoro è un altro:

Racconta il lavoro com'è, eccezioni comprese, e porta le pratiche vere: quelle strane, non quelle da manuale.
Prova le cose a metà strada sui suoi dati, e dice cosa non torna prima che diventi un problema.
Risponde in tempi brevi, o sa a chi girare la domanda.
Fa da ponte con i colleghi: il giorno dell'avvio è lei che sta accanto agli altri, perché di lei si fidano.

Quanto tempo le prende? Un numero valido per tutti non esiste, e se qualcuno te ne dà uno senza aver visto il lavoro sta tirando a indovinare. L'andamento però è sempre lo stesso: più ore all'inizio, quando si ricostruisce come gira il lavoro, e di nuovo intorno all'avvio; meno durante la costruzione, quando servono soprattutto risposte rapide e qualche prova. Più del totale delle ore conta che siano segnate in agenda, e non ricavate dagli avanzi della giornata.

Quando manca, o cambia a metà

Se questa figura non c'è, il progetto non si ferma: rallenta, e non si vede. Le domande restano in sospeso, chi costruisce riempie i vuoti con delle ipotesi, e quelle sbagliate vengono fuori solo alla fine, quando correggerle costa di più.

Se cambia a metà (un trasferimento, una maternità, un'uscita), si perde una cosa che non sta scritta da nessuna parte: il perché di metà delle scelte. Chi arriva le rimette in discussione, ed è giusto che lo faccia. Ma ogni scelta riaperta costa un giro.

Un esempio, inventato ma tipico: un'azienda affida il progetto al responsabile informatico, preciso e disponibile. Tutto fila fino alla prova con l'ufficio acquisti, che scopre che il programma non prevede un ordine diviso su due consegne. Lì succede ogni settimana, ma il responsabile informatico non poteva saperlo. Si torna indietro di diverse settimane.

Come lo trattiamo noi

Prima di partire chiediamo un nome, e chiediamo che lavoro fa quella persona tutti i giorni, non che posto occupa nell'organigramma. Se ci indicano il titolare o l'informatico non diciamo di no: chiediamo chi, accanto a loro, quel lavoro lo fa davvero, e lo vogliamo alle riunioni dal primo giorno. Chiediamo anche di scrivere in una riga quali decisioni può prendere da sola.

Se a metà la persona cambia, chiediamo almeno una settimana in cui ci sono tutte e due. Il motivo di ogni scelta lo annotiamo noi strada facendo, così chi arriva non riparte da zero.

Se stai per avviare un progetto e non sai chi metterci a seguirlo, scrivici: di solito basta una conversazione su come gira oggi il lavoro per capire chi è.